Specifikace cílů a požadavků při výběru publikačního systému

Prvním často podceňovaným krokem při výběru publikačního systému je dobře rozmyšlená rozvaha cílů projektu a na jejím základě vytvořená specifikace požadavků. Při specifikaci požadavků byste měli být schopni odpovědět na následující otázky.

Předpokládáte stromovou strukturu informací nebo spíše mnoho článků v jedné rubrice? Firemní prezentace jsou většinou postavené na stromové hierarchické struktuře informací. Mnoho publikačních systémů „vyrostlo“ na požadavcích zpravodajských serverů, které operují spíše s „rubrikovou" strukturou. Práce se stromovou strukturou v nich je často těžkopádná. invioCMS primárně pracuje se stromovou strukturou (modul Struktura a stránky), ale obsahuje specializovaný modul Rubriky a články pro efektivní správu článků a rubrik.

Očekáváte, že budete delegovat pravomoc správy dílčích sekcí prezentace na více lidí? Pak to musí publikační systém podporovat. Pokud bude web spravovat jeden člověk, je dobré mít na mysli, že by to tak nemuselo být navěky. Publikační systém by pak měl umožnit dokoupit funkcionalitu týkající se oprávnění.

Budete potřebovat podporu workflow? Pokud byla odpověď na předcházející otázku ANO, je vhodné se zamyslet, zda nebudete potřebovat delegovat v dílčích sekcích různé činnosti na různé lidi.

Potřebujete řešení na specifické HW/SW platformě? Pokud jste v minulosti investovali prostředky do určitého HW, máte vyškolené specialisty-administrátory na správu určitého typu operačního systému, máte značně zúžené pole výběru.

Potřebujete publikovat především nestrukturovaná data nebo kladete velký důraz na publikování strukturovaných dat (obsahů databázových tabulek)? Jednoduché publikační systémy dovolují spravovat pouze nestrukturovaná data – se stránkami se pak pracuje obdobně jako s dokumenty ve Wordu. Netřeba takové systémy zavrhovat, pro mnoho projektů postačí. Složitější projekty vyžadují funkcionality pro správu většího množství strukturovaných dat – databázových tabulek. Příkladem takových dat jsou katalogy produktů, databáze kontaktů, kalendáře akcí a další. V takovém případě je podmínkou kladenou na redakční systém schopnost práce s databázovými daty. Drtivá většina publikačních systémů tyto požadavky řeší zákaznicky programovanými moduly, které jsou finančně náročné. invioCSM obsahuje unikátní modul Databáze, který dovoluje připravit prostředí pro administraci databází s konfigurovatelnou strukturou v řádu minut.

Potřebujete zpřístupnit některé informace pouze určitému okruhu lidí? Součástí mnohých firemních prezentací je sekce, která obsahuje informace pro partnery či zaměstnance pouze po příslušné autorizaci. Publikační systém by pak měl dovolit nejen spravovat databázi oprávněných uživatelů, ale zároveň jednoduše nastavovat, které stránky mají být komu přístupné.

Potřebujete funkcionality fulltextového vyhledávání? Zvláště rozsáhlé prezentace se neobejdou bez kvalitního vyhledávání. Dobrý publikační systém by měl nabídnout možnost vyhledávat nejen v HTML stránkách prezentace, ale rovněž v odkazovaných dokumentech v jiných formátech. Např. modul Fulltextové vyhledávání v invioCMS podporuje vyhledávání v dokumentech DOC, RTF, XLS a dalších. Samozřejmostí je rovněž podpora ohýbání slov v češtině.

Jaké další specifické funkcionality potřebujete? Mezi další specifické funkcionality mohou patřit Ankety, Diskuse, Chaty, eShop, bannerový systém a další. Ptejte se dodavatele publikačního systému, jakým způsobem je schopen je zabezpečit.

Vyžadujete výměnu dat mezi publikačním systémem a systémy třetích stran? Zejména obchodně zaměřené weby vyžadují možnost nějaké formy synchronizace dat na webu s firemním informačním systémem.

Jakou návštěvnost prezentace očekáváte? Výkon publikačního systému není v současné době už tak kritickým kritériem, protože a) ceny výkonného HW jsou poměrně nízké b) většina prezentací má relativně nízkou návštěvnost. Pokud však plánujete projekt s očekávanou vysokou návštěvností (např. rozsáhlý portál, server pro významnou událost jako je mistrovství světa), je namístě se ptát na možnosti zvýšení výkonu systému. Mezi nejčastější metody zvýšení výkonu patří clusterování (rozložení zátěže na více strojů) a cachování obsahu (předgenerování obsahu).